Workflow

Malcan Workflow

Efektywne bazy danych w oparciu o formularze webowe oraz procesy pracy grupowej

Usprawnij komunikację pomiędzy pracownikami, partnerami oraz klientami

JEDEN SYSTEM

WIELE ZASTOSOWAŃ...

Delegacje zagraniczne

Obieg dokumentów

Faktury kosztowe

Wnioski urlopowe

Szkolenia

Śledzenie postępów prac

Sprawy i zadania

Pisma przychodzące i wychodzące

Obsługa Klienta

Kampanie marketingowe

Zarządzanie flotą samochodów

Przeglądy cykliczne

Rozliczanie paliwa

Realizacja zamówień

Obsługa zakupów

Rezerwacje sal

Zgłoszenia Helpdesk

Nadgodziny

Ocena pracownika

Zlecenia dla podwykonawców

Wnioski od Klientów

Budżetowanie i zarządzanie jego realizacją

Repozytorium umów

Wybór ofert

Śledzenie wydatków

Przepustki

itd. itd.

🙂 Bezpłatne rozwiązania workflow

ℹ️ Jeśli wolisz poczytać

a) Informacje podstawowe (5)

Do czego służą systemy takiego typu?

Firmy i pracownicy codziennie wymieniają się informacjami. Czasami jeszcze w sposób papierowy, częściowo tylko zautomatyzowany lub też z ograniczeniami np. specjalista edytujący swój własny Excel/Access. Wierzymy, że umiejętne dzielenie się informacjami w pracy grupowej jest kluczowe i dlatego firmy potrzebują systemu takiego typu.

Dlaczego Malcan Workflow?

Jednym słowem: kompletność. W jednym produkcie dostarczamy Państwu możliwość tworzenia aplikacji bazodanowych z formularzami, witrynami, raportowaniem, dla użytkowników wewnętrznych i zewnętrznych. System jest wprost oparty o bazę danych, otwarty na integracje, a przyjęte rozwiązania pozwalają na wysoce efektywne tworzenie dopasowanych rozwiązań. Konkurujemy nie tylko jakością, ale też ceną.

Bezpłatne przykłady

Scenariusze pracy grupowej w różnych firmach wyglądają podobnie np. urlopy, szkolenia, delegacje, helpdesk, faktury. Niestety "podobnie" to nie znaczy to samo, a różnice bywają naprawdę spore. Za pomocą Malcan Workflow mogą Państwo bezpłatnie pobrać gotowe przykłady rozwiązań i dopasować je szybko do własnych potrzeb. Będziemy chętnie Państwu asystować.

Tylko przeglądarka

Nie tylko wypełnianie formularzy i podejmowanie decyzji, ale projektowanie procesów, rysowanie grafów czy skrypty dodatkowych poleceń realizuje się wyłącznie za pomocą przeglądarki

W chmurze SaaS oraz lokalnie

Państwo wybierają czy chcą skorzystać z opcji chmury (software as a service) czy zainstalować rozwiązanie na swoim własnym serwerze

b) Przechowywanie danych (3)

Lista danych to tabela w bazie 1:1

W chwili, gdy użytkownik potrzebuje listy danych z konkretnymi kolumnami, dokładnie taka tabela jest "z tyłu" automatycznie tworzona w bazie danych SQL Server. Można myśleć o tym systemie jako o bezpiecznej nakładce na bazę danych, gdzie wszelkie operacje są rejestrowane oraz muszą spełniać zadane reguły bezpieczeństwa.

Typy danych pól

System pozwala gromadzić różnorakie typów danych prostych i złożonych od zwykłych pól tekstowych i liczbowych, poprzez zakresy daty i załączniki po pola wielowartościowe.

Połączony model relacyjny i obiektowy

Tworzenie aplikacji wymaga określenia tabel danych, ich pól i relacji powiązań pomiędzy nimi. Formularze rozumieją ten system i dlatego łatwo zbudować zaawansowane aplikacje z wieloma ekranami. Dodatkowo wbudowany język skryptowy także korzysta z tego w sposób obiektowy np. Faktura.Kontrahent.Zapłać(Faktura.CenaBrutto).

c) Ekrany i webparty (6)

Pobieranie danych porcjami

Zawsze jak system pobiera dane to pobiera tylko część rekordów, użytkownik zobaczy wówczas pierwszych 20 czy 500 elementów. Można dowolnie ustawić czy kolejne dane mają być pobierane przyciskami strona poprzednia/następna czy po prostu pokaż więcej poniżej - bez przeładowywania całej strony.

Sortowanie i filtrowanie przez użytkownika

Widoki można dowolnie zaprojektować wyklikując pożądany efekt, ale użytkownik sam może chcieć je szybko dopasować np. klikając strzałeczki sortujące w górę lub w dół czy też podając dowolną frazę wg kilku literek. System każdorazowo połączy wymagania zdefiniowane oraz te nowe.

Polecenia (dla jednego lub wielu obiektów)

Na obiektach danych można definiować własne polecenia np. powiadom Klienta o dostępności towaru, wystaw fakturę do zakupów, zatwierdź pozycje. Dostępne są one obok rekordów wg własnych kryteriów czy uprawnień obok takich standardowych akcji jak Edytuj czy Usuń. Można je też uruchamiać grupowo (wybierz wiele i uruchom na raz).

Wygląd graficzny

Dostosuj grafikę i wygląd do własnych upodobań - wykorzystaj lub zrób swój szablon w ciągu kilku kliknięć. Możesz zmieniać np. logo, kolorystykę, układy formularzy, ramki (tysiące kombinacji). Technicznie możesz też dodać swoje CSS/JS.

Wersja na komputer i na telefon

System automatycznie dopasowuje się do Twojego urządzenia jak telefon, ale można też w każdej chwili się przełączyć.
Przy projektowaniu ekranów czy webpartów mogą one być oznaczone, aby były widoczne wyłącznie na konkretnych urządzeniach.

Wielojęzyczność

Inny język? Nie tylko sam system jest na to gotowy, ale pozwala też na definiowanie wielojęzycznych własnych danych. W ten sposób górne menu, strony, nazwy pól i też własne dane prezentują się spójnie.
Aktualnie dostępny jest język angielski i polski.

d) Formularze web (9)

Formularz z ... dziećmi

Złożone formularze mogą wymagać wielu dodatków do formularza głównego np. faktura składa się z pozycji faktury, które potem są uwzględniane i przeliczane na formularzu głównym. Tak jak dane są relacyjnie powiązane tak też i formularze mogą być.

Pozycjonowanie pól

Pozycjonuj pola na formularzu z łatwością, wąskie i szerokie pola obejmujące kilka kolumn, ustawiaj etykiet, dymki opisów (tooltip) oraz walidacje po dowolnej stronie pola np. etykiety na górze, a walidacje po prawej.

Edycja dokumentów in-place

Nie ma potrzeby kopiowania dokumentu z portalu na pulpit, jego edycji lokalnie i dodawania go po zmianie ponownie do formularza. Wystarczy wcisnąć Edytuj, otworzyć np. Word, zmienić, zapisać i już (tylko w intranecie, IE, Edge IE mode)

Dynamiczne pokazywanie pól

Wystarczy proste kryterium (formuła jak w Excel), aby dane pole było dynamicznie pokazywane lub chowane np. po wybraniu opcji Samochód pojawi się pytanie, a jaki?

Rozwijane kategorie pól

Formularze potrafią zajmować dużo miejsca. Pola można grupować w kategorie, a te można określać czy są zawsze widoczne, rozwijane, pokazywane gdy mają jakieś dane itp.

Odnośniki wg literek

Formularze zazwyczaj odwołują się do siebie, korzystają ze wspólnych danych np. uczeń jest przypisany do jakiejś szkoły i należy wybrać szkołę ucznia. Wystarczą pojedyncze literki aby szybko dotrzeć do właściwego odnośnika. Bez wyskakujących okienek

Formuły jak Excel

Mogą Państwo korzystać z dowolnych formuł matematycznych, które są przeliczane podczas pisania jak w Excel. Co więcej - przy większych wymaganiach - dostępny jest język skryptowy z instrukcjami warunkowymi IF ELSE, pętlami itd.

Data z godzinami?

Ale jedna data czy zakres dat? Jedna godzina czy zakres od-do. A może zakres dat i zakres godzin czy sama godzina... System pozwala na wybór jednego z 7 predefiniowanych typów z ergonomicznym interfejsem oraz zaznaczonymi dniami wolnymi np. spotkanie czy rezerwacja potrzebuje tylko jednej daty z godzinami od-do.

Dynamiczne walidacje

Mogą Państwo zapewnić poprawność danych na formularzu za pomocą własnych kryteriów (formuł a la Excel) oraz podpowiedzi czy komunikatów błędów

e) Procesy workflow (3)

Automatyczny graf procesu

Niezależnie od stopnia skomplikowania czytelny graf procesu jest tworzony automatycznie w podziale na uczestniczące role. Diagram taki na bieżąco informuje uczestników pracy grupowej na jakim etapie jest dana sprawa i na kogo jeszcze na przykład czekamy.

Akcje wg uprawnień

Odwzorowanie procesu workflow polega na podaniu stanów oraz przejść pomiędzy nimi nazywanymi akcjami np. Faktura do akceptacji (stan) => Akceptacja (akcja) => Faktura zaakceptowana (stan). Wszystkie akcje można podejmować przez grupy osób, osoby indywidualne czy też dynamicznie wyznaczeni decydenci.

Procesy równoległe

System pozwala na tworzenie procesów równoległych, w tym na dowolne rozgałęzienia, oczekiwanie na podprocesy itp.

f) Bezpieczeństwo i wydajność (5)

Praca w imieniu (zastępstwa)

Każdy może ustanowić zastępstwo do swojego otoczenia (przełożeni, równi, podwładni), administrator dowolnie, a każdy przełożony zawsze może pracować w imieniu bezpośredniego podwładnego. Wystarczy klik, aby się przełączyć, a ew. modyfikacje danych są rejestrowane kto i w imieniu kogo.

Uprawnienia dotyczą indywidualnych pól

Wyobraźmy sobie przepływ pracy, gdzie na pierwszym etapie ktoś wypełnia dwa pola, w kolejnym etapie ktoś inny wypełnia inne dwa pola. Te osoby finalnie nabywają uprawnienia tylko do tych pól, które widzieli

Sortowanie i filtrowanie bezpośrednio w bazie

Sortowanie (w jakiej kolejności pokazywać elementy) oraz filtrowanie (wg jakich kryteriów/uprawnień czy stronicowanie "pobierz kolejną porcję 50 elementów") wykonywane jest bezpośrednio w bazie danych. Jest to istotna zaleta tego systemu zwiększająca wydajność rozwiązania. Nie ma czegoś takiego, że ściągane jest z bazy tysiące rekordów, aplikacja je sprawdza i filtruje, a na koniec pokazuje te właściwe 5. Po prostu ściągane jest od razu te właściwe 5.

Witryna prywatna czy publiczna?

Czasami potrzebna jest prywatna witryna wyłącznie dla dedykowanych współpracowników, a czasami witryna publiczna taka jak ta (gdzie dopiero po zalogowaniu mamy pełny dostęp)

Pamięć podręczna (cache)

System optymalizuje transfer danych zarówno pomiędzy przeglądarką a serwerem aplikacji jak też pomiędzy serwerem aplikacji a serwerem bazy danych. Dane, które są rzadko zmieniane są utrzymywane w pamięci podręcznej i serwowane natychmiast bez obciążania serwerów.

g) Dane techniczne (4)

Wymagania dla użytkownika: PRZEGLĄDARKA

System współpracuje ze wszystkimi liczącymi się i wspieranymi przez producentów przeglądarkami, nie starszymi niż 5 lat (na komputerach, tabletach i telefonach).

Wymagania serwerowe: SOFTWARE (własna instalacja)

System wymaga serwera aplikacji WWW, Microsoft Windows Server + IIS (wersja dowolna) oraz dostępu do bazy danych Microsoft SQL Server (wersja dowolna, w tym bezpłatna Express).
W przypadku danych wrażliwych wymagających wysokiej dostępności oraz zabezpieczeń "fault tollerance" można dublować zarówno serwer www (klaster NLB) jak też bazę danych (klaster SQL Server)

Wymagania serwerowe: HARDWARE (własna instalacja)

Serwer aplikacji standardowo nie jest wymagający. Proponujemy zacząć z maszyną wirtualną: 4GB RAM , 2 wirtualne procesory, 1GB dysku na niemodyfikowalne pliki instalacyjne. Serwer aplikacji może obsługiwać wiele aplikacji (nie tylko tę jedną)

Serwer bazy danych potrzebuje tylko dodatkowego miejsca na jedną bazę danych o wielkości przechowywanych danych, zaczynając już od pojedynczych MB.

Minimalne wymagania serwerowe (własna instalacja)

Jeden (dotychczasowy) Microsoft Windows Server (IIS) od razu z bezpłatną bazą danych Microsoft SQL Server Express oraz folderem na pliki/załączniki.

h) Integracja (8)

Wysyłanie email (SMTP)

Wszystkie wysyłane maile są najpierw gromadzone w bazie aplikacji (gdzie łatwo sprawdzić co, do kogo i kiedy zostało wysłane), a po chwili wysyłane dalej do adresatów za pomocą bramki SMTP. Można skorzystać z własnego serwera pocztowego lub wykorzystać bezpłatną skrzynkę np. konto outlook.com (szyfrowane SMTP)

Synchronizacja użytkowników i grup (domena Window)

System może automatycznie synchronizować wybranych użytkowników oraz wybrane grupy z domeną Windows (Active Directory). Synchronizacja jest jednokierunkowa (zmiany znalezione w domenie nadpisują dane w aplikacji). Synchronizacja dotyczy też wybranych pól np. imienia, przełożonego, zdjęcia itp.

Logowanie wewnętrzne (intranet)

System zapewnia automatyczne logowanie wewnątrz domeny Windows (Active Directory). Osoba posiadające wewnętrzne konto pracownicze nie jest nigdy pytana o hasło, a system automatycznie rozpoznaje użytkownika.

Logowanie z zewnątrz Facebook/Google/Microsoft

Mogą Państwo korzystać ze swojego konta zewnętrznego od Facebook/Google/Microsoft jak np. gmail, outlook.com czy Office365. System nie korzysta z funkcji społecznościowych, korzysta tylko z Państwa konta do zalogowania się.

Język skrypowy

System stara się jak najwięcej zrealizować w sposób deklaratywny (zadany podczas projektowania). Czasami jest jednak potrzeba wykonania konkretnej operacji. Do tego służy wbudowany język skryptowy. Jest to model obiektowy dostępny dla projektanta uruchamiany podczas zdarzeń na obiektach np. dodanie rekordu, uruchomienie akcji workflow. więcej

WebAPI and JSON

Wszystkie istniejące funkcjonalności posiadają formę WebAPI np. każde zapytanie jest zawołaniem funkcji HTTP GET lub HTTP POST, niezależnie czy to jest proste API jak https://malcan.com/?f=GetVersion, czy złożone zapytanie o całą stronę. Zawsze występuje parametr f (nazwa funkcji), po którym mogą być podawane kolejne parametry

Zdalne uruchamianie własnego skryptu

W sytuacji, gdy system zewnętrzny chce wykonać jaką akcję w systemie może skorzystać z WebAPI ScriptRun podając parametr Script np. https://malcan.com/?f=ScriptRun&Script=TUTAJ SKRYPT np.
var p = NewProcess("Zgłoszenie projektowe")
p.Title = "Wiadomość z systemu zewnętrznego"
p.Start("Komentarz")

Przełożeni, struktura organizacyjna

System obsługuje zarówno samych przełożonych jak i całe struktury organizacyjne wraz z szefami jednostek organizacyjnymi. Przełożeni mogą zawsze pracować w imieniu bezpośrednich podwładnych. Dodatkowo struktura przełożonych może być automatycznie synchronizowana z domeną Windows (Active Directory)

i) Raportowanie (3)

Możliwości raportowania

System posiada wbudowane mechanizmy raportowania zarówno danych pojedynczych (też z dziećmi np. jedna faktura z pozycjami faktury - w formatach XML, WORD, PDF, EXCEL, HTML) jak też zbiorczych danych tabelarycznych (w formatach XML, EXCEL). Zawsze pozostaje też opcja bezpośrednia w oparciu o bazę danych SQL Server.

Raportowanie pojedynczego rekordu

System posiada wbudowaną opcję pobierania raportów XML dla każdego pojedynczego rekordu danych. Celem pozwolenia użytkownikom pobierania raportów PDF, WORD, EXCEL, HTML należy powiedzieć jak taki raport ma wyglądać tj. przygotować szablon zmieniający ten XML. Jest to uniwersalny szablon do wszystkich formatów.

Raportowanie danych tabelarycznych

Wszystkie webparty prezentujące dane tabelaryczne posiadają wbudowaną opcję eksportu zarówno do formatu XML jak też EXCEL. W przeciwieństwie do danych pojedynczych tutaj nie trzeba tworzyć własnych szablonów, gdyż same webparty doskonale określają które pola są widoczne, sortowania, filtrowania itp. To co na ekranie to i w raporcie. Wystarczy włączyć taką opcję.

j) Cennik (7)

Licencjonowanie

Sprzedaży podlega licencja na używanie oprogramowania i cena jego zależy głównie od trzech czynników:
1. Chmura ALBO własna instalacja (i ilość serwerów aplikacji)
2. Ilość użytkowników
3. Ilość tabel danych.

Ilości obsługiwanych danych, procesów, wniosków nie wpływa na licencję on-premise.

Licencja zawiera

1. Brak limitu czasowego
2. Druga taka sama licencja dla środowiska testowego
3. Roczne wsparcie produktowe (rozumiane jako dostęp do nowszych wersji produktu z poprawkami oraz nowszymi funkcjonalnościami, też nielimitowane pytania i odpowiedzi konsultanta Malcan na pytania produktowe). Opcja przedłużenia wsparcia produktowego o kolejny rok wynosi 15% kosztu licencji.

Licencja nie zawiera

1. Konsultacje biznesowe, optymalizacja procesów
2. Wymaganych Software+Hardware
3. Własnych instalacji z logowaniem zewnętrznym Facebook/Google/Microsoft
4. Podatku VAT

Cennik instalacji własnej (on-premise)

Jednorazowa cena za serwer aplikacji z rocznym wsparciem, podana netto w EUR, U/T: ilość użytkowników i tabel
Atrakcyjne zniżki dla firm partnerskich lub dla wielu serwerów

Cennik w chmurze (SaaS)

Płatność comiesięczna, cena netto, w EUR, U/T: ilość użytkowników i tabel
Z wykorzystaniem adresu https://*.malcan.com, wsparcie produktowe w cenie

Skąd wiem ile tabel potrzebuję?

O ile ilość użytkowników jest jasna, to możemy się zastanawiać ile potrzeba tabel. Wyobraźmy sobie kilka prostych przykładów np. wnioski urlopowe to 2 tabele (limity, urlopy), wnioski szkoleniowe to 1 tabela, obieg faktur to 3 tabele (kontrahenci, faktury, pozycje faktur). Oczywiście złożone modele danych relacyjnych zawierają znacznie więcej szczegółów, korzystają ze słowników danych, tak czy siak już najmniejsza wersja cenowa T10 pozwala na uruchomienie 2-3 procesów biznesowych.

Przechowywanie plików w SQL czy w folderze?

Dane często zawierają załączniki, które objętościowe są dużo większe niż dane tekstowo podawane na formularzach. Mogą Państwo wybrać czy chcą je przechowywać razem z innymi danymi w bazie danych czy wskazać folder je przechowujący po stronie serwera.
Wskazanie folderu może okazać się istotne z punktu widzenia licencjonowania bazy danych, może się okazać, że wystarczy bezpłatny SQL Server Express.

k) Co dalej? Jak zacząć? (4)

Bezpłatne środowisko testowe?

Oczywiście, prosimy o kontakt i zorganizujemy takowe online dostępne od zaraz.
Mogą Państwo również zażyczyć sobie środowisko testowe na własnych serwerach (on-premise)

Jak szybko mogę uruchomić swoje rozwiązanie?

Wdrożenie techniczne jest szybkie (na własnym serwerze może zająć kilka godzin, w chmurze kilka minut). To jest zawsze pytanie o złożoność tworzonych aplikacji i stąd trudno to oszacować. Zawsze jednak możemy zorganizować spotkanie online gdzie w ciągu 30 minut i z naszego szablonu lub "od zera" zbudujemy przykład rozwiązania, który Państwo będą później mogli samodzielnie rozwijać (ew. z naszą asystą tylko).

Czym różni się środowisko testowe?

Nie ma różnic funkcjonalnych. Do głównego menu aplikacji oraz do wysyłanych maili dodane jest jedynie oznaczenie "tylko do celów testowych", a to pozwala użytkownikom rozróżniać środowisko produkcyjne od testowego. Licencja testowa jest też bezpłatną opcją do licencji produkcyjnej.

Są Państwo zainteresowani albo szukają współpracy?

Jeśli są Państwo zainteresowani produktem lub rozważają go Państwo u swojego Klienta serdecznie zapraszamy do kontaktu z nami.

💪 Jeśli wolisz zobaczyć

🙏 Mieliśmy okazję pracować dla

Celem skorzystania z serwisu zaloguj się kontem Facebook, Google lub Microsoft

Malcan ® od 2008

contact@malcan.com +48 5 0 1 2 3 0 2 6 2 Warszawa