Umowy

Formularz (metryczka wniosku)
Odwzorowując proces opiniowania nowych umów podpisywanych z firmami zewnętrznymi stworzyliśmy formularz zawierający takie pola jak:
  • Imię nazwisko wnioskodawcy (uzupełniane automatycznie, zalogowany użytkownik)
  • Rodzaj umowy (lista rozwijalna zawierająca listę typów umów)
  • Decydenci merytoryczni (pracownicy departamentów, które z racji zakresu umowy muszą zaakceptować jej treść)
  • Wartość umowy, czas trwania, data rozpoczęcia
  • Załącznik (plik zawierający proponowaną treść umowy)
Dynamiczna ścieżka akceptacji
Dopiero po uzupełnieniu formularza i określeniu, jakie departamenty musza zaakceptować treść CALM Workflow budował ścieżkę akceptacji. Dla każdego z podetapów możliwe było zaakceptowanie treści, zaproponowanie zmian lub odesłanie do korekty całego wniosku. Zależnie od wymaganej ilości akceptacji w departamentach merytorycznych, ścieżka wniosku wydłużała się lub skracała.
Podpowiedzi
W zależności od wybranych w formularzu wartości dopasowywane do nich były podpowiedzi, które w przypadku tak skomplikowanego wniosku pomagały użytkownikom dokładnie go wypełnić. Dynamicznie pokazujące się pola z podpowiedziami i przykładami mogły być w zależności od wiedzy użytkownika ukryte lub odsłonięte w sposób niezasłaniający formularza, czyli umożliwiający jednoczesne czytanie przykładu i wypełnianie formularza.
Zabezpieczenie załączników
Dzięki CALM Workflow wszystkie załączone pliki Microsoft Office mają włączone opcje śledzenia zmian i komentowania treści. Wprowadzanie zmian w tej konfiguracji jest zabezpieczone hasłem.
Generowanie dokumentów
Dane wprowadzone do formularza podczas obiegu wniosku są wykorzystywane do wygenerowania metryczki umowy zawierającej najważniejsze informacje, umożliwiające jej odnalezienie na budowanej liście umów, tworzeniu widoków Umów per kontrahent, kwota itp. oraz powiadamianiu osób odpowiedzialnych za umowę o zbliżającej się dacie wygaśnięcia. Dokument metryczki jest generowany automatycznie w formacie Microsoft Word oraz pdf.
Historia wniosku
Wszystkie decyzje podejmowane przez osoby obsługujące wnioski są zapisywane i udostępniane w postaci historii wniosku. Dzięki temu osoby podejmujące decyzje na wyższych szczeblach widzą całą ścieżkę akceptacji np. kto akceptował wnioski przed nimi, czy wniosek był korygowany, kiedy były podejmowane poprzednie decyzje. Historia wniosku jest archiwizowana razem z zakończonym wnioskiem i jest dostępna z poziomu wyszukiwarki wniosków.