Delegacje

Formularz (metryczka wniosku)
Odwzorowując proces delegacji rozliczany dotychczas w oparciu o arkusz MS Excel i wiadomości email stworzyliśmy formularz zawierający takie pola jak:
  • Imię nazwisko wnioskodawcy (uzupełniane automatycznie, zalogowany użytkownik)
  • MPK (uzupełniane automatycznie na bazie danych słownikowych importowanych z zewnętrznego systemu)
  • Manager (uzupełniany automatycznie na bazie importowanych danych słownikowych, schematu organizacyjnego)
  • Data i godzina wyjazdu (wybór z kalendarza)
  • Data i godzina powrotu (wybór z kalendarza)
  • Miejsce docelowe (kraj z listy rozwijalnej)
Automatyzacja
Po wybraniu państwa, do którego podróżowaliśmy system automatycznie wybiera walutę oraz wysokość diet obowiązujących w danym kraju. Pracownik uzupełnia formularz delegacji wpisując kwoty w walucie rozliczanej a system automatycznie przelicza na złote polskie według kursu z dnia powrotu. Oddzielny skrypt uaktualnia kursy walut codziennie po ogłoszeniu ich przez Narodowy Bank Polski. Dieta dojazdowa (pole wyboru Tak/Nie – jeżeli tak kwota dodawana automatycznie z danych słownikowych). Potrącenia z delegacji za śniadania, obiady, kolacje (pole liczby – po wpisaniu ilości posiłków automatycznie wyliczane są diety). Dieta noclegowa (pole liczby– po wpisaniu ilości noclegów automatycznie wyliczana jest dieta.
Autoformuły
Rozliczenie faktur:
  • Numer faktury (pojedynczy wiersz tekstu)
  • Data faktury (wybór z kalendarza)
  • Rodzaj kosztów (wybór z listy rozwijanej)
  • Kwota faktury (format waluty)
  • Sposób zapłaty (wybór z listy rozwijanej)
W zależności od wyboru rodzaju kosztów i sposobu zapłaty, kwoty ze wszystkich faktur sumują się automatycznie w odpowiednich miejscach dla księgowości. Rozliczenie kosztów podróży samochodem prywatnym (rodzaj silnika na bazie danych słownikowych, po wpisaniu ilości kilometrów i wyszukaniu rodzaju silnika kwota oblicza się automatycznie).
Rozliczenie kosztów podróży samochodem prywatnym (rodzaj silnika na bazie danych słownikowych, po wpisaniu ilości kilometrów i wyszukaniu rodzaju silnika kwota oblicza się automatycznie)
Walidacja
Wypełniając formularz pracownik ma zdefiniowane różnego rodzaju podpowiedzi np., że data powrotu nie może być wcześniejsza niż data wyjazdu. Jeżeli ktoś wpisałby omyłkowo złą datę system na pozwoli na zapisanie formularza.
Proces
Wypełnienie przez wnioskodawcę tak przygotowanego formularza uruchamia wniosek dotyczący konkretnej delegacji. Jest to stan początkowy (zerowy) wniosku. Pracownik po wypełnieniu wniosku, i zapisaniu, ma możliwość przejrzenia go i edycji w razie konieczności naniesienia poprawek.
Proces - Stan 1
Stan 1 – Akceptacja Managera Uzupełniony formularz trafia do akceptacji Managera wnioskodawcy, który otrzymuje dostosowany do jego potrzeb widok uzupełnionego wniosku. Aby nie „zaciemniać” obrazu Manager widzi tylko te pola, które są niezbędne do podjęcia przez niego decyzji oraz specjalnie dla niego dedykowane przyciski akcji takie jak: Akceptuję, Do wyjaśnienia, Odrzucam. Po akceptacji wniosek może trafić do dwóch stanów w zależności od zdefiniowanego warunku. Jeżeli całkowita kwota delegacji przekracza wartość, którą może akceptować Manager I wniosek trafia do akceptacji Managera II. W takim wypadku Manager I nie może podjąć decyzji w sprawie wniosku, ale może go opiniować (pozytywnie lub negatywnie). Jeżeli kwota delegacji jest niższa niż uprzednio zdefiniowana wniosek trafia do akceptacji Działu Księgowości. W przypadku wybrania opcji Do wyjaśnienia wniosek trafia do stanu Korekty czyli do Wnioskodawcy - wybór akcji Do wyjaśnienia wymaga, aby wniosek został opatrzony komentarzem Managera. W przypadku wybrania opcji Odrzucam, wniosek kończy swój obieg z wynikiem negatywnym – wybór akcji Odrzucam wymaga, aby wniosek został opatrzony komentarzem Managera.
Proces - Stan 2
Stan 2 – Akceptacja Managera II (Kierownika, Dyrektora, Prezesa) Wnioski dotyczące rozliczenia dużych kwot (powyżej ustalonej wartości progowej) trafiają do akceptacji Managera II. Są one wcześniej opiniowane przez Managera I, opcjonalnie mogą być także opatrzone przez niego komentarzem. Podobnie jak w przypadku akceptacji Managera I także dla Managera II wyświetlane są tylko te pola, które mogą mu pomóc w podjęciu decyzji. Dla każdego ze stanów widoczność poszczególnych pól jest ustalana niezależnie. Możemy, więc wyświetlić Managerowi II inne pola niż Managerowi I. Manager II ma w rozpatrywanym wniosku dostępne następujące akcje: Akceptuję, Do wyjaśnienia, Odrzucam. Po akceptacji wniosek trafia do stanu Akceptacja Księgowości. W przypadku wyboru opcji „Do wyjaśnienia” wniosek trafia do stanu Korekty - wybór akcji Korekta wymaga, aby wniosek został opatrzony komentarzem. W przypadku odrzucenia wniosek kończy swój obieg z wynikiem negatywnym – wybór akcji Odrzucam wymaga, aby wniosek został opatrzony komentarzem.
Proces - Stan 3
Stan 3 – Akceptacja księgowości Dział Księgowości do zakończenia rozliczenia delegacji potrzebuje bardziej szczegółowych danych niż te wyświetlane Managerom. Większość z tych danych jest wyliczana automatycznie na bazie autoformuł. Księgowość może wygenerować podsumowanie delegacji w postaci sformatowanego dokumentu MS Word oraz zestawienia kosztów w formacie MS Excel. Po sprawdzeniu poprawności wniosku oraz wygenerowaniu dokumentów podsumowujących Księgowa może podjąć jedną z dostępnych akcji: Akceptuję, Do wyjaśnienia, Brak zgody W przypadku opcji Do wyjaśnienia wniosek trafia do stanu Korekta - wybór akcji Do wyjaśnienia wymaga, aby wniosek został opatrzony komentarzem. W przypadku Akceptacji wniosek kończy swój obieg z wynikiem pozytywnym. Wniosek zapisywany jest w archiwum i może być dostępny wraz z historią akcji, odpowiadającymi akcjom datami oraz komentarzami.